czy pracujesz wydajnie
Rozwój Osobisty,  Zarządzanie

Podnieś swoją wydajność nie trać czasu !

Czasami po całym dniu pracy stwierdzam, że tak właściwie to nic nie zrobiłem, czy Tobie też tak się zdarza ? Jeśli tak to świetnie trafiłeś! W tym wpisie chciałbym omówić zagadnienia związane z zarządzaniem swoim czasem oraz metody, aby stać się bardziej wydajnym Zapraszam !

Planuj Każdy dzień z wyprzedzeniem

Budzisz się rano, zjadasz śniadanie, idziesz do pracy i oczekujesz na nowe zadania, to własnie jest pierwszy błąd popełniany przez  80% osób każdego dnia. Musisz zacząć planować, po przyjściu do pracy lub jeszcze lepiej dzień wcześniej poświęć czas na przygotowanie listy zadań do wykonania w ciągu dnia. Nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę, ale jeśli stworzymy listę zadań i będziemy ją konsekwentnie punkt po punkcie wypełniać, możemy wykonać zadania nawet od 20% szybciej, a to przecież dodatkowe 2 godziny w ciągu 8 godzinnego dnia pracy. Stworzenie takiej listy zadań pozwoli nam się skupić na pracy. Osobiście proponuję zrobić kilka list, jedną główną listę zawierającą kluczowe zadania oraz listy do każdego z zadań osobno. Dzięki takiemu podejściu szybko zobaczysz wzrost wydajności Swojej pracy, warto zatem spróbować już teraz.

Stosuj zasadę Pareto zawsze i wszędzie.

Jestem pewien, że słyszałeś o tej zasadzie słynne 80 do 20 procent.  Jeśli przeanalizujesz Swoje obowiązki zobaczysz, że 80 procent czasu poświęcasz na wykonanie 20 procent zadań. Warto poświęcić ten czas na wykonanie 20 procent najważniejszych zadań. Dokonaj więc analizy Swoich zadań jakie są Twoje codzienne obowiązki i wykonaj listę na której ustawisz priorytety zgodnie z ważnością zadania. Posiadając taką listę każdego dnia skupiaj się na 20 procent najważniejszych zadań bo to one zapewnią Ci 80 procent sukcesu.

Stosuj metodę ABCDE

Planowanie jest proste jak opisuje Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” możesz zastosować prosta metodę ABCDE. Weź kartkę i spisz wszystkie zadania, które musisz wykonać w danym dniu. Kolejny krok to każdemu z zdań przypisać literę zaczynając od A ( najwyższy priorytet ), jeśli istnieje kilka zadań, które mają bardzo wysoki priorytet dodaj dodatkowe oznaczenia typu A1, A2. Jeśli nie wiesz jak nadać priorytet stosuj następującą zasadę zadanie A – muszę, zadanie B – powinienem, zadanie C – mogę. Teraz tylko działaj zgodnie z listą.

Deleguj Zadania

Jako Manager musisz nauczyć się delegować zadania. Nie jesteś w stanie sam odpowiedzieć na wszystkie e-maile, nie jesteś w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach. Bardzo ważne jest to, abyś mając listę swoich zadań zastanowił się które z nich nie wymagają twojego osobistego zaangażowania i możesz je z powodzeniem delegować na członków swojego zespołu. Zastanówmy się, otrzymujesz maile dotyczące reklamacji możesz w swoim zespole ustanowić osobę odpowiedzialną za reklamację i ustalić na podstawie jakich wskaźników monitorować będziecie pracę tej osoby, to pozwoli ci zająć się zadaniami o wyższym priorytecie. Delegując zadania pamiętaj o ustaleniu sposobu ich monitorowania gdyż zawsze musisz mieć kontrolę nad postępami prac członków swojego zespołu.

Podsumowanie

Warto każdy dzień zacząć od 15 minutowego wypisania głównych zadań, które na Ciebie czekają. Następnie nadania im priorytetów zgodnie z metodą ABCDE. Pamiętaj skup się tylko na najważniejszych zadaniach, które na pewno muszą zostać wykonane i są kluczowe dla twojej organizacji. Zadania mniej ważne możesz wykonać w późniejszym terminie lub delegować. Zadania, które nie mają wartości dodanej postaraj się po prostu wyeliminować ze swojego harmonogramu. Stosując te zasady szybko zobaczysz wzrost wydajności swojej pracy i wzmocnisz swoją pozycję w organizacji jako dobry i sprawny manager.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *